일의 우선순위 효과적으로 잡는 방법 나만의 노하우!
일의 우선순위를 효과적으로 잡는 방법은 많은 경험과 노하우가 필요합니다. 각자만의 노하우가 점점 쌓이면서 똑같은 일 을 하더라도 항상 일의 우선순위를 잡고 일을 진행하는 사람이 있는 반면 일이 닥치는 대로 눈앞의 해결할 일에 목숨 걸고 일을 하는 사람이 있습니다. 너무 그 일에 집중해서 일을 하고 있노라면 누군가가 부릅니다. "김대리! 혹시 내가 부탁한 일 다 되었어?" 그러면 그때 상황판단을 하고 "아니요. 아직 못했습니다. 바로 진행해 드리겠습니다." 그리고 부탁받은 일을 다시 집중해서 일을 하고 있으면 또 다른 사람이 "김대리! OO 보고자료 다 작성했지?" 이런 상황이 발생하면 다시 "잠시만요, 금방 작성 중이었는데 곧 마무리해서 드리겠습니다." 결국 모든 일을 마치지 못한 상황에 일만 쌓여가는 상황이 벌어집니다. 이렇게 사람들에게 인식이 되는 경우 아니 저 김대리는 일을 많이 하고 열심히 하는 거 같은데 일을 부탁하면 피드백도 없고 한번 일이 들어가면 나오지가 않네... 라는 인식이 되어집니다. 과연 무엇이 김대리의 문제일까요? 일의 우선순위를 잡지 못한 것이 가장 큰 실수인 것 같습니다. 일을 할 때에는 반드시 어떤 것이 먼저인지 어떤 순서로 일을 진행해야 하는지 우선순위를 반드시 정하고 일을 시작해야 합니다. 아무리 일이 많이 몰리더라도 우선순위를 정하고 공유하여 나만의 시간을 확보해야 합니다. 그럼 일의 우선순위를 효과적으로 잡는 방법에 대해 알아봅시다. 일을 잘하는 방법을 함께 연구하고 실행해 보며 나만의 일잘러 비법을 만들어 봅시다.
일의 우선순위 효과적으로 잡는 방법
일의 우선순위를 정하는 것은 일잘러의 필수 요소입니다. 우선순위를 정확하게 파악해야 일에 대한 순서를 정할 수 있고 효율적으로 일을 진행 할 수 있습니다. 우선순위는 혼자 정하는 것이 아니라 반드시 의사결정자와 함께 논의하며 정하는 것이 중요합니다.
To-Do 리스트를 작성하세요.
세상에 일이 하나만 존재 할 수 없습니다. 또는 일이 하나라도 그 하나의 범위가 클 경우 작은 단위로 일을 나누어 진행을 해야 합니다. 이러한 머릿속에 있는 일들을 종이든, 컴퓨터이든, 노트든, 핸드폰이든 다 꺼내어 보는 것이 먼저입니다. 이러한 내가 가지고 있는 일들을 먼저 나열을 하고 To-Do 리스트로 작성을 하여야 어떤 것이 중요하고 덜 중요한지 파악을 할 수 있습니다. 일에 대한 목록을 시각화하고 모아 놓아야 우선순위를 쉽게 파악할 수 있습니다.
일의 긴급성과 중요성을 고려하세요.
일을 나열을 다 하였다면 그 많은 일들 중에 일을 완료해야 할 기한이 존재하는 경우가 존재하는지 파악해야 합니다. 일정 기간 내에 일을 끝내야 하는 경우에는 그 일자를 기록하고 긴급성을 높여야 합니다. 완료기한이 파악이 안 되는 일이나 애매한 경우에는 해당하는 일에 대해 다시 컨펌을 받아야 합니다. 그 일은 명확하지 않기 때문입니다. 모든 일에는 기한이 있습니다. 1시간 내에 해야 하는 일, 이번주까지 해야 하는 일, 이번달까지 해야 하는 일, 올해 안에 해야 하는 일 등... 일에 대한 완료기일을 먼저 설정하는 것이 우선순위를 정하고 긴급성을 파악하고 일에 대한 중요도를 상, 중, 하로 분류할 수 있는 근기자료가 될 수 있습니다. 일에 대한 긴급성을 파악해서 일에 대한 완료기일을 먼저 설정해야 합니다.
복잡한 일은 작은 단위로 나눠서 해결하세요.
복잡한 일을 하나의 카테고리로 분류하여 세분화 하는 작업이 필요합니다. 단순한 작은 일의 경우에는 세분화를 하는 작업이 필요 없지만 큰 일을 맡았다면 작은 부분으로 나누어 나열하고 하나하나 우선순위를 정하는 것이 바람직합니다. 작은 부분으로 세분화하다 보면 맘에 와닿지 않는 추상적인 일이 하나하나 구체화가 되어가고 그러면 일의 순서를 잡아 나갈 수 있습니다. 일의 순서를 중요도를 감안해서 정하고 각 단계별로 목표를 세워 하나하나 일을 진행해 나아가다 보면 언젠가 이 큰일이 어느새 완료가 되어 있는 경우가 발생할 것입니다. 큰 일, 추상적인 일은 작은 일, 구체적인 일로 나누어서 우선순위를 잡아가야 합니다.
대기 중인 일은 적극적으로 관리하세요.
일을 하다 보면 다른 일이 중간에 들어오기 마련입니다. 그러면 더 급한일을 먼저 하게 되고 기존에 하고 있던 일은 대기상태의 일이 되는 것이 다반사입니다. 여기서 사람마다 기준점이 다를 수 있습니다. 아무리 급한 일이더라도 현재 하고 있는 일을 먼저 처리하고 순차적으로 일을 진행하는 사람이 있는 반면, 매번 새로운 일이 더 급하다는 일을 먼저 처리하고 기존 일을 다시 하는 사람이 있을 것입니다. 세상에 정답은 없습니다. 그때그때 상황에 맞추어 유연하게 일에 대해 대처를 하는 것이 가장 효율적일 것입니다. 하지만 저의 경험을 토대로 기존에 하던 일을 먼저 마무리하고 우선순위에 따라 순차적으로 일을 진행하는 것이 현명한 방법입니다. 또한 사장님, 부장님, 팀장님 등... 일의 긴급성이 높고 우선순위 상인 일이 나타나게 되면 부득이하게 하던 일을 중단해야 할 경우가 발생합니다. 이렇게 긴급성이 높은 일로 인해 기존 일이 대기 중인 경우 별도 목록을 작성해야 합니다. 대기 중인 일, 우선순위 목록에 대기 중이라고 표기를 해야 급한일을 마무리 한 뒤 다시 이어서 일을 진행할 수 있습니다. 이런 대기 중인 일의 목록을 가지고 있지 않으면 분명 일을 하고 있었는데 긴급한 일을 하고 나서 그 대기 중인 일을 잊어버리기 십상입니다. 일을 잊어버리지 않게 하기 위해 반드시 체크해야 할 필수 사항입니다. 또한, 대기 중인 일이 많아지지 않도록 관리를 하는 것이 중요합니다. 대기중인 일들이 쌓일 경우도 발생합니다. 대기 중인 일도 일의 순서를 계획하여 우선순위를 정해 미리 다음 일을 준비, 계획을 세우는 것이 일을 빠르게 처리하는데 도움이 될 수 있습니다.
우선순위를 다시 평가하고 조정하세요.
위에서 중간에 늘어나는 일들이 존재하고 대기 중인 목록이 쌓여갈 수 있습니다. 또한 함께 협업해서 하는 일의 경우 앞의 사람이 일을 마무리해야 내가 일을 진행할 수 있다면 앞의 사람을 하염없이 기다릴 수는 없습니다. 중간중간 제가 일을 처리하는 방법에는 일을 재 배열을 하는 작업을 합니다. 해야 할 일들을 다시 나열하여 정비하는 것이 매우 매우 중요합니다. 일의 우선순위는 한번 정해 지면 절대로 변경이 불가하다고 생각하면 안 됩니다. 일의 우선순위는 변경이 가능하며 중요도에 따라서 또는 의사결정자의 의사결정에 의해서 일의 우선순위가 변화가 될 수 있습니다. 따라서 일의 우선순위를 일정한 간격으로 다시 평가하고 조정하는 것이 중요합니다. 가끔 일을 하다가 일이 너무 몰리는 경우, 내가 일을 해나가기 어렵다고 판단이 되는 경우, 일의 진행지 잘 안된다고 생각이 되는 경우 하나씩 할 일이 끝났을 경우에 우선순위를 확인하고 재 조정을 하여 더욱 효율적인 일하는 방식을 내 스스로 정해야 합니다. 그것이 프로일잘러의 기본이 될 수 있습니다.
정리
지금까지 일잘러의 두번째 일의 우선순위 효과적으로 잡는 방법에 대해 이야기해 보았습니다. 위의 다섯가지 방법을 통해 우선 내가 나만의 우선순위를 설정할 때 고려할 사항을 함께 알아보았습니다. 이 방법 말고 나만의 더 중요한 기준이 또 존재할 수 있습니다. 나만의 우선순위 설정 방법을 추가하여 우선순위를 설정하고 일잘러의 경험을 한 번이라도 이루시기를 기도드립니다.